MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions) adalah salah satu sektor yang terus berkembang pesat dalam industri pariwisata dan bisnis. Acara MICE bertujuan untuk meningkatkan pariwisata, membuka peluang bisnis, dan memperkuat jaringan profesional. Maka dari itu, dalam menyelenggarakan acara MICE, terdapat sejumlah persyaratan dan prosedur yang berlaku untuk menjamin kesuksesan acara tersebut.
Persyaratan untuk Penyelenggaraan Acara MICE
1. Legalitas dan Perizinan Usaha
Berikut adalah beberapa izin yang penting untuk Acara MICE ini:
- Izin Usaha Pariwisata: Perusahaan yang bergerak di bidang penyelenggaraan acara MICE wajib memiliki Izin Usaha Jasa Pariwisata (IUJP) yang diakui oleh pemerintah, yang menjadi dasar operasional dalam industri ini.
- Tanda Daftar Usaha Pariwisata (TDUP): Selain IUJP, penyelenggara juga harus memiliki TDUP yang dikeluarkan oleh Dinas Pariwisata setempat, sebagai bentuk pengakuan dan legalisasi usaha di sektor pariwisata.
- Izin Penyelenggaraan Acara: Bergantung pada skala acara dan lokasi, penyelenggara mungkin perlu memperoleh izin tambahan, seperti izin keramaian dari kepolisian dan izin penggunaan tempat dari otoritas lokal.
2. Kerjasama dengan Pemangku Kepentingan
Kerjasama ini mencakup:
- Vendor dan Penyedia Layanan: Pemilihan vendor dan penyedia layanan yang berkualitas, seperti hotel, catering, transportasi, dan teknologi, sangat penting untuk memastikan bahwa setiap aspek acara dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan harapan peserta.
- Hubungan dengan Pemerintah Daerah: Menjalin hubungan yang baik dengan pemerintah daerah dan dinas terkait juga sangat penting untuk memastikan acara sesuai dengan regulasi yang berlaku dan mendapat dukungan penuh dari pihak-pihak terkait.
3. Persyaratan Teknis
Beberapa persyaratan teknis, yakni:
- Lokasi Acara: Pastikan untuk memilih lokasi yang memenuhi standar keselamatan, memiliki kapasitas memadai untuk peserta, serta lengkap dengan fasilitas seperti listrik, internet, dan sistem keamanan yang handal.
- Asuransi: Penyelenggara juga wajib menyediakan asuransi yang mencakup perlindungan terhadap risiko yang mungkin terjadi selama acara berlangsung, termasuk asuransi bagi peserta, staf, dan penggunaan peralatan.
4. Dokumentasi dan Laporan
Hal ini mempermudah dalam pelaporan setelah acara selesai. Beberapa dokumen yang perlu disiapkan, yakni:
- Rencana Acara dan Jadwal: Menyusun rencana acara yang terperinci, termasuk jadwal kegiatan, tata letak tempat acara, dan rencana darurat, sangat penting untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana.
- Laporan Kegiatan: Setelah acara selesai, penyelenggara harus membuat laporan yang mencakup evaluasi pelaksanaan acara, penggunaan anggaran, umpan balik dari peserta, serta rekomendasi untuk perbaikan di masa mendatang.
Prosedur Penyelenggaraan Acara MICE
1. Perencanaan Awal
Berikut adalah Langkah untuk perencanaan awal:
- Identifikasi Kebutuhan: Penyelenggara harus mengidentifikasi kebutuhan acara, termasuk tujuan, jumlah peserta, anggaran, dan jenis acara yang akan diselenggarakan.
- Pemilihan Lokasi dan Waktu: Memilih lokasi dan waktu yang tepat adalah kunci keberhasilan acara. Lokasi harus strategis dan sesuai tema, sementara waktu harus mempertimbangkan cuaca, ketersediaan venue, dan jadwal peserta.
2. Pengajuan Izin dan Koordinasi
- Mengurus Izin: Semua izin yang diperlukan harus diajukan kepada instansi yang berwenang, seperti izin keramaian, izin penggunaan tempat, dan izin dari kepolisian jika diperlukan, untuk memastikan bahwa acara dapat berjalan tanpa hambatan hukum.
- Koordinasi dengan Pihak Terkait: Koordinasi yang baik dengan hotel, vendor, pemerintah daerah, dan pihak keamanan sangat penting untuk memastikan bahwa semua aspek acara terkoordinasi dengan baik dan berjalan lancar sesuai rencana.
3. Persiapan Teknis
- Setup Venue: Penyelenggara harus menyiapkan venue sesuai rencana, termasuk pemasangan peralatan audio-visual, dekorasi, dan persiapan catering untuk peserta.
- Simulasi Acara: Sebelum hari H, panitia acara harus melakukan simulasi untuk memastikan semua elemen berjalan sesuai rencana dan mengantisipasi masalah yang mungkin terjadi.
4. Pelaksanaan Acara
- Monitoring dan Evaluasi: Tim penyelenggara harus selalu siap melakukan monitoring dan menangani masalah yang mungkin muncul dengan cepat dan efektif. Evaluasi sementara juga diperlukan untuk menilai apakah acara berjalan sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan.
- Pengumpulan Feedback: Setelah acara selesai, pengumpulan umpan balik dari peserta sangat penting untuk evaluasi keseluruhan dan perbaikan di masa mendatang.
5. Penutupan dan Pelaporan
- Pembongkaran Venue: Setelah acara selesai, bongkar semua peralatan dan dekorasi, serta kembalikan venue dalam kondisi semula untuk menghindari penalti.
- Pembuatan Laporan: Laporan akhir harus mencakup evaluasi keuangan, tingkat kepuasan peserta, dan rekomendasi untuk acara selanjutnya. Laporan ini penting untuk evaluasi penyelenggara dan referensi acara mendatang.
DASAR HUKUM
Peraturan Menteri Pariwisata dan Ekonomi Kreatif/Kepala Badan Pariwisata dan Ekonomi Kreatif Nomor 2 Tahun 2017 tentang Pedoman Tempat Penyelenggaraan Kegiatan (Venue) Pertemuan, Perjalanan Insentif, Konvensi dan Pameran
Kesimpulan
Menyelenggarakan acara MICE memerlukan persiapan yang matang dan eksekusi yang terkoordinasi dengan baik. Penyelenggara harus menjalankan setiap langkah, mulai dari pengurusan izin hingga pelaksanaan dan evaluasi pasca-acara, dengan cermat dan sesuai regulasi. Oleh karena itu, dengan memahami dan memenuhi persyaratan serta mengikuti prosedur yang tepat, mereka dapat memastikan acara MICE berjalan sukses, memberikan pengalaman positif bagi peserta, dan mencapai tujuan.
Baca Lainnya: Mendukung Sukses Acara Untuk Industri MICE melalui Konsultan Perizinan BMG
Wujudkan acara MICE yang memukau dengan dukungan BMG—kami ahli dalam mengurus perizinan yang kompleks, memastikan acara Anda bebas dari masalah hukum!!
CONTACT US
Hotline: (6221) 86908595/96
Whatsapp: 081802265000 (XL Axiata)
Email: binamanajemenglobal@gmail.com
–
SUMBER INFORMASI: https://lsupariwisata.com/peraturan-standar-usaha-mice/