ISO 9001 adalah satu standard antarabangsa yang terutamanya memberi tumpuan kepada pengurusan kualiti. Pengurusan kualiti adalah rangkaian proses, keperluan, dan prosedur yang membimbing operasi organisasi untuk mencapai matlamat yang dikehendaki. Sebelum memulakan perjalanan untuk mengadopsi ISO 9001, penting untuk memahami amalan wajib yang perlu anda ikuti.

Prosedur ISO 9001

Berikut adalah enam prosedur wajib ISO 9001 yang perlu dilaksanakan:

1.PERSIAPAN DOKUMEN
Merupakan hal yang sangat penting untuk mengekalkan komunikasi yang berkesan bagi kelancaran operasi perniagaan. ISO 9001 memerlukan organisasi untuk menetapkan kawalan dokumen yang sesuai untuk memantau penyampaian maklumat, produk, dan perkhidmatan. Prosedur ini memastikan setiap individu dalam organisasi mempunyai akses kepada arahan yang paling tepat dan terkini serta mengekalkan rekod yang betul.

Beberapa aspek kawalan dokumen yang perlu dipertimbangkan termasuk:

1. Lokasi
   Di mana anda ingin menyimpan dokumen anda. Ini boleh berupa sistem pangkalan data tempatan, almari, pelayan umum, atau sistem berasaskan web.
2. Pengedaran
   Anda perlu menentukan siapa yang harus mengedarkan dokumen kepada pihak berkepentingan.
3. Keselamatan dokumen
   Penting untuk memastikan dokumen anda selamat dari elemen seperti pelanggaran data, kebakaran, atau pencurian.
4. Pengesahan dokumen
   Anda perlu mempunyai rancangan yang jelas tentang bagaimana untuk menentukan kesahan dokumen.

2. KAWALAN REKOD
ISO 9001 mengkehendaki organisasi untuk menetapkan prosedur yang terdokumentasi untuk mengawal pengenalpastian, penyimpanan, perlindungan, pelupusan, dan pengambilan rekod. Tujuan utama mendokumentasikan prosedur ini adalah untuk menunjukkan kepatuhan dan meningkatkan aksesibiliti data untuk meningkatkan operasi perniagaan.

3. PEMUAYAN DALAMAN
Kepentingan prosedur pemeriksaan dalaman ISO 9001 adalah untuk menilai keberkesanan dan kecekapan sistem pengurusan kualiti organisasi. Contohnya, pemeriksaan akan memeriksa bagaimana anda melaksanakan dan menjalankan sistem pengurusan kualiti anda.

Pemeriksaan dalaman juga membantu mengenal pasti dan mengurangkan risiko yang mungkin mempengaruhi kepatuhan anda terhadap standard dalaman dan antarabangsa. Ini juga menunjukkan prestasi organisasi dengan memeriksa keberkesanan kawalan dalaman di pelbagai bidang seperti pentadbiran, perakaunan, dan penyata kewangan.

4. KAWALAN PRODUK TIDAK SESUAI
Sistem pengurusan kualiti anda harus melibatkan prosedur untuk mengenal pasti dan memperbaiki output yang tidak mematuhi atau berkualiti buruk. Produk tidak sesuai boleh dikenal pasti secara dalaman melalui pemeriksaan dalaman atau secara luaran oleh pelanggan atau pihak berkepentingan lain. Prosedur kawalan output tidak sesuai bertujuan untuk menghapuskan penghantaran atau penggunaan produk atau perkhidmatan yang gagal memenuhi keperluan kualiti yang ditetapkan.

5. TINDAKAN PEMULIHAN
Tindakan pemulihan merangkumi pengenalpastian masalah, penentuan punca, penahanannya, dan pembangunan tindakan yang sesuai untuk mencegah masalah berulang. Prosedur ini bertujuan untuk meningkatkan prestasi perniagaan anda secara keseluruhan dengan menghilangkan aktiviti yang tidak menyenangkan dalam operasi perniagaan harian anda.

6. TINDAKAN PENCEGAHAN
Tindakan pencegahan merupakan prosedur yang bertujuan untuk menghapuskan semua punca potensial ketidakpatuhan. Prosedur ini melibatkan cadangan tindakan yang sesuai untuk mencegah risiko tertentu dan dengan itu mengurangkan risiko berulang. Klausul 8.53 ISO 9001 memerlukan organisasi untuk mendokumentasikan tindakan pencegahan yang dicadangkan.